Atklājiet, kā Zapier un IFTTT ļauj uzņēmumiem visā pasaulē automatizēt atkārtotus uzdevumus, optimizēt darbības un palielināt produktivitāti, izmantojot nevainojamas integrācijas.
Palieliniet uzņēmuma efektivitāti: darbplūsmas automatizācija ar Zapier un IFTTT
Mūsdienu straujajā globālajā biznesa vidē efektivitāte nav tikai vēlama īpašība; tā ir izšķirošs faktors. Organizācijas visā pasaulē pastāvīgi meklē veidus, kā optimizēt darbības, samazināt manuālo darbu un atbrīvot vērtīgos cilvēkresursus stratēģiskākām iniciatīvām. Darbplūsmas automatizācija ir kļuvusi par spēcīgu risinājumu, un tās priekšgalā ir divas vadošās platformas: Zapier un IFTTT (If This Then That). Šī visaptverošā rokasgrāmata pēta, kā šīs platformas var revolucionizēt jūsu biznesa procesus, piedāvājot praktiskas atziņas daudzveidīgai starptautiskai auditorijai.
Darbplūsmas automatizācijas nepieciešamība globāliem uzņēmumiem
Mūsdienu biznesa ainavu raksturo savstarpēja saistība un pastāvīga datu plūsma starp daudzām lietojumprogrammām un pakalpojumiem. Sākot ar klientu attiecību pārvaldības (CRM) sistēmām un e-pasta mārketinga platformām līdz projektu vadības rīkiem un sociālajiem medijiem, uzņēmumi paļaujas uz sarežģītu programmatūras ekosistēmu. Manuāla datu pārsūtīšana, darbību ierosināšana starp šīm platformām vai reaģēšana uz notikumiem var būt neticami laikietilpīga, pakļauta kļūdām un produktivitāti mazinoša. Šeit talkā nāk darbplūsmas automatizācija.
Uzņēmumiem, kas darbojas dažādās laika joslās, kultūrās un normatīvajās vidēs, nepieciešamība pēc standartizētiem, efektīviem un bezkļūdu procesiem ir vēl izteiktāka. Darbplūsmas automatizācija nodrošina:
- Paaugstināta produktivitāte: Atkārtotu uzdevumu automatizācija ļauj darbiniekiem koncentrēties uz augstākas vērtības aktivitātēm, kas prasa cilvēka radošumu, kritisko domāšanu un starppersonu prasmes.
- Samazināts kļūdu skaits: Manuālas datu ievades un starpplatformu uzdevumu likvidēšana ievērojami samazina cilvēcisko kļūdu risku, nodrošinot precīzākus datus un uzticamākus procesus.
- Izmaksu ietaupījums: Automatizējot uzdevumus, uzņēmumi var samazināt vajadzību pēc manuāla darba, minimizēt operatīvās izmaksas un uzlabot resursu sadali.
- Ātrāka darbība: Automatizētas darbplūsmas izpilda uzdevumus nekavējoties vai pēc grafika, paātrinot kritiskus biznesa procesus, piemēram, potenciālo klientu piesaisti, pasūtījumu izpildi un klientu atbalstu.
- Uzlabota konsekvence: Automatizēti procesi nodrošina, ka uzdevumi tiek veikti katru reizi vienādi, kas nodrošina lielāku konsekvenci pakalpojumu sniegšanā un iekšējās darbībās.
- Uzlabota datu precizitāte un plūsma: Nevainojama integrācija starp lietojumprogrammām nodrošina, ka dati tiek pārsūtīti precīzi un reāllaikā, sniedzot visaptverošāku un aktuālāku priekšstatu par uzņēmuma darbību.
Izpratne par Zapier: biznesa automatizācijas spēkstacija
Zapier ir tīmekļa platforma, kas ļauj lietotājiem savienot dažādas tīmekļa lietojumprogrammas un automatizēt darbplūsmas starp tām, neprasot nekādas programmēšanas zināšanas. Tā darbojas pēc "Zap" principa — tās ir automatizētas darbplūsmas, kas savieno divas vai vairākas lietotnes. Zap sastāv no trigera (notikums, kas uzsāk Zap) un vienas vai vairākām darbībām (uzdevumi, ko Zap veic, reaģējot uz trigeri).
Galvenās Zapier funkcijas un koncepcijas:
- Lietotņu integrācijas: Zapier lepojas ar plašu integrāciju bibliotēku ar tūkstošiem populāru tīmekļa lietojumprogrammu dažādās kategorijās, tostarp CRM, e-pasta mārketings, projektu vadība, komunikācija, mākoņkrātuves un e-komercija. Šī plašā ekosistēma padara to neticami daudzpusīgu dažādām biznesa vajadzībām.
- Zaps: Automatizācijas pamatvienība Zapier. Zap savieno vienas lietotnes trigera notikumu ar citas lietotnes darbības notikumu. Piemēram, var iestatīt Zap, lai automātiski pievienotu jaunu abonentu no jūsu vietnes kontaktformas jūsu e-pasta mārketinga sarakstam un vienlaikus izveidotu uzdevumu jūsu projektu vadības rīkā.
- Vairāku soļu Zaps: Papildus vienkāršiem divu lietotņu savienojumiem Zapier ļauj veidot vairāku soļu Zaps. Tas nozīmē, ka viens trigeris var ierosināt virkni darbību vairākās lietojumprogrammās, nodrošinot sarežģītākas un izsmalcinātākas darbplūsmas.
- Filtri: Jūs varat iestatīt filtrus Zap ietvaros, lai nodrošinātu, ka darbība notiek tikai tad, ja ir izpildīti konkrēti nosacījumi. Tas pievieno jūsu automatizācijām nosacījumu loģikas slāni.
- Pathways: Sarežģītākai sazarotai loģikai Zapier Pathways ļauj jums izveidot Zaps, kas var izvēlēties dažādus ceļus, pamatojoties uz noteiktiem nosacījumiem, piedāvājot lielāku elastību darbplūsmas izveidē.
- Webhooks: Zapier atbalsta webhooks, ļaujot jums pieslēgties lietotnēm, kurām nav tiešas Zapier integrācijas, nosūtot vai saņemot datus, izmantojot HTTP pieprasījumus.
- Formatētājs: Iebūvēts rīks, kas ļauj manipulēt ar datiem, pirms tie tiek nosūtīti uz citu lietotni. Tas var ietvert tādus uzdevumus kā datumu formatēšana, teksta reģistra maiņa vai vienkāršu aprēķinu veikšana.
Kā darbojas Zapier: praktisks piemērs
Apskatīsim bieži sastopamu scenāriju starptautiskām pārdošanas komandām:
Scenārijs: Potenciālais klients aizpilda kontaktformu jūsu uzņēmuma globālajā vietnē. Jūs vēlaties nodrošināt, ka šis potenciālais klients tiek nekavējoties pievienots jūsu CRM, paziņojums tiek nosūtīts attiecīgajam pārdošanas pārstāvim, izmantojot Slack, un potenciālais klients tiek pievienots konkrētai e-pasta mārketinga kampaņai.
Zapier darbplūsma:
- Trigera lietotne: Jūsu vietnes forma (piem., Typeform, Google Forms, pielāgota HTML forma, izmantojot webhook).
- Trigera notikums: 'Jauns formas iesniegums'.
- 1. darbības lietotne: Jūsu CRM (piem., Salesforce, HubSpot, Zoho CRM).
- 1. darbības notikums: 'Izveidot kontaktu' vai 'Pievienot potenciālo klientu'. Piesaistiet formas laukus (vārds, e-pasts, uzņēmums utt.) atbilstošajiem CRM laukiem.
- 2. darbības lietotne: Slack.
- 2. darbības notikums: 'Sūtīt ziņojumu kanālam'. Konfigurējiet ziņojumu, iekļaujot potenciālā klienta vārdu un e-pastu, un norādiet kanālu vai lietotāju, kuram paziņot (piem., kanāls pārdošanas reģionam, kas aptver potenciālā klienta valsti).
- 3. darbības lietotne: E-pasta mārketinga platforma (piem., Mailchimp, Sendinblue, ActiveCampaign).
- 3. darbības notikums: 'Pievienot abonentu' vai 'Pievienot kontaktu'. Piesaistiet e-pasta adresi un, iespējams, citus attiecīgus datus e-pasta mārketinga sarakstam. Šeit varat arī izmantot filtru, lai pievienotu viņus konkrētai sagaidīšanas sērijai, pamatojoties uz valsti vai produkta interesi, kas norādīta formā.
Šis vairāku soļu Zap automatizē visu potenciālā klienta ievades procesu, nodrošinot, ka neviens potenciālais klients netiek pazaudēts neatkarīgi no laika joslu atšķirībām. Pārdošanas komandas saņem tūlītējus paziņojumus, un potenciālie klienti tiek nekavējoties piesaistīti, ievērojami uzlabojot reakcijas laiku un konversijas rādītājus.
Zapier globāliem uzņēmumiem: dažādi lietošanas gadījumi
- E-komercija: Automātiski sinhronizējiet jaunus pasūtījumus no tādām platformām kā Shopify vai WooCommerce ar krājumu pārvaldības sistēmām, grāmatvedības programmatūru (piemēram, Xero vai QuickBooks) un klientu atbalsta biļešu sistēmām. Ierosiniet piegādes paziņojumus.
- Satura mārketings: Kad WordPress tiek publicēts jauns emuāra ieraksts, automātiski dalieties ar to sociālo mediju platformās (Twitter, LinkedIn, Facebook) un pievienojiet to e-pasta biļetena melnrakstam.
- Klientu atbalsts: Kad Zendesk vai Freshdesk tiek izveidota jauna atbalsta biļete, automātiski izveidojiet atbilstošu uzdevumu projektu vadības rīkā, piemēram, Asana vai Trello, piešķirtajam aģentam.
- Cilvēkresursi: Automatizējiet jaunu darbinieku pieņemšanas procesu, liekot jaunā darbinieka informācijai no HR sistēmas automātiski izveidot kontus nepieciešamajos komunikācijas un produktivitātes rīkos un pievienot tos attiecīgajiem ievadīšanas kontrolsarakstiem.
- Finanses: Integrējiet izdevumu uzskaites lietotnes (piemēram, Expensify) ar grāmatvedības programmatūru, lai optimizētu finanšu pārskatu un kompensāciju procesus.
Iepazīstinām ar IFTTT: vienkārša, jaudīga automatizācija ikdienas uzdevumiem
IFTTT, līdzīgi kā Zapier, veicina automatizāciju, veidojot 'Apletus' (iepriekš zināmus kā applets). Tās pamatfilozofija ir vērsta uz vienkāršiem, spēcīgiem savienojumiem starp pakalpojumiem un ierīcēm. Lai gan vēsturiski pazīstams ar uz patērētājiem orientētām IoT (Lietu interneta) integrācijām, IFTTT ir ievērojami paplašinājis savas iespējas, lai apkalpotu biznesa vajadzības, īpaši mazākiem uzņēmumiem, jaunuzņēmumiem un komandām, kas meklē vienkāršas automatizācijas.
Galvenās IFTTT funkcijas un koncepcijas:
- Apleti: IFTTT pamatbūves bloki. Aplets sastāv no Šī (trigeris) un Tā (darbība). Tas seko vienkāršai loģikai: "Ja šis, tad tas."
- Plaša pakalpojumu bibliotēka: IFTTT atbalsta plašu pakalpojumu klāstu, tostarp sociālos medijus, mākoņkrātuves, komunikācijas rīkus un plašu viedo mājas ierīču un IoT sīkrīku ekosistēmu.
- Nosacījumu loģika: IFTTT ļauj izmantot nosacījumu loģiku Apletu ietvaros. Piemēram, varat iestatīt Apletu, lai tas iedarbotos tikai tad, ja tvītā ir konkrēts atslēgvārds.
- Proaktīvi paziņojumi: IFTTT var izmantot, lai nosūtītu paziņojumus uz jūsu tālruni vai e-pastu, pamatojoties uz dažādiem trigeriem, informējot jūs par svarīgiem notikumiem.
- Ierīču integrācijas: Ievērojama IFTTT stiprā puse ir tā integrācija ar daudzām viedierīcēm, ko var unikāli izmantot biznesa operācijām.
Kā darbojas IFTTT: uz biznesu orientēts piemērs
Apskatīsim scenāriju sociālo mediju klātbūtnes un komandas komunikācijas pārvaldībai:
Scenārijs: Jūs vēlaties nodrošināt, ka katru reizi, kad jūsu uzņēmums tiek pieminēts Twitter, tvīts tiek saglabāts vēlākai pārskatīšanai un paziņojums tiek nosūtīts uz konkrētu Slack kanālu mārketinga komandai.
IFTTT Aplets:
- Trigera pakalpojums: Twitter.
- Trigeris: 'Jauna jūsu pieminēšana'. Jūs varat norādīt precīzu sava uzņēmuma Twitter lietotājvārdu.
- Darbības pakalpojums: Google Drive (vai Dropbox, OneDrive).
- Darbība: 'Pievienot failu mapei'. Izveidojiet īpašu mapi Twitter pieminējumiem. Tvīta saturs tiks saglabāts kā teksta fails.
- Darbības pakalpojums: Slack.
- Darbība: 'Sūtīt kanāla paziņojumu'. Konfigurējiet ziņojumu, iekļaujot tvīta tekstu, autoru un saiti uz tvītu. Norādiet Slack kanālu (piem., #marketing-social-mentions).
Šis Aplets nodrošina, ka visi zīmola pieminējumi tiek fiksēti un attiecīgā komanda ir nekavējoties informēta, veicinot ātru iesaisti un reputācijas pārvaldību. Tas ir īpaši noderīgi komandām, kas uzrauga globālo zīmola noskaņojumu.
IFTTT globāliem uzņēmumiem: unikālas lietojumprogrammas
- Sociālo mediju monitorings: Saglabājiet visus Instagram ierakstus ar konkrētu mirkļbirku mākoņkrātuves mapē mārketinga analīzei vai kampaņas izsekošanai.
- Komandas brīdinājumi: Saņemiet paziņojumu savā tālrunī, ja mainās konkrētas vietnes statuss (piem., ja konkurenta vietne pārstāj darboties vai tiek pārtraukts kritisks pakalpojums).
- Satura kūrēšana: Automātiski saglabājiet rakstus no Pocket vai Instapaper, kas ir atzīmēti ar konkrētu atslēgvārdu, koplietotā dokumentā komandas uzziņai.
- Viedā biroja automatizācija: Ja jūsu birojs izmanto viedo apgaismojumu vai termostatus, jūs varētu izveidot Apletu, lai automātiski izslēgtu gaismas un pielāgotu termostatu, kad pēdējais darbinieks pamet biroju (iespējams, to ierosina koplietots kalendārs vai ģeogrāfiskās atrašanās vietas pakalpojums).
- Datu dublēšana: Automātiski dublējiet svarīgus failus no mākoņkrātuves pakalpojumiem citā pakalpojumā redundancei.
Zapier vs. IFTTT: pareizās platformas izvēle jūsu uzņēmumam
Lai gan gan Zapier, gan IFTTT ir spēcīgi automatizācijas rīki, tie ir piemēroti nedaudz atšķirīgām vajadzībām un sarežģītības līmeņiem. To atšķirību izpratne ir galvenais, lai izvēlētos labāko variantu jūsu organizācijai.
| Funkcija | Zapier | IFTTT |
|---|---|---|
| Darbplūsmu sarežģītība | Atbalsta vairāku soļu Zaps, sarežģītu sazarojumu (Pathways) un pielāgotu loģiku. Ideāli piemērots sarežģītai biznesa procesu automatizācijai. | Galvenokārt viena soļa trigeri un darbības, ar dažām nosacījumu loģikām. Labāk piemērots vienkāršākām, tiešām automatizācijām. |
| Lietotņu integrācijas | Plaša uzņēmējdarbībai orientētu lietojumprogrammu bibliotēka. Vairāk integrāciju ar lielo uzņēmumu līmeņa programmatūru. | Liela bibliotēka, ar spēcīgu uzsvaru uz patērētāju pakalpojumiem, IoT ierīcēm un sociālajiem medijiem. |
| Cenu struktūra | Piedāvā bezmaksas līmeni ar ierobežotu Zaps un uzdevumu skaitu. Apmaksātie plāni tiek mērogoti, pamatojoties uz uzdevumu, Zaps un funkciju skaitu. Parasti dārgāks lielapjoma lietošanai. | Piedāvā bezmaksas līmeni ar ierobežotu Apletu skaitu. IFTTT Pro piedāvā neierobežotu Apletu skaitu, ātrākus atjauninājumus un prioritāru atbalstu, parasti par zemāku cenu nekā Zapier par līdzīgu pamatfunkcionalitāti. |
| Mērķauditorija | MVU līdz lieliem uzņēmumiem, tehnoloģiski zinoši indivīdi, mārketinga komandas, pārdošanas komandas, operāciju vadītāji. | Indivīdi, mazi uzņēmumi, jaunuzņēmumi un komandas, kas meklē vienkāršu automatizāciju un IoT integrāciju. |
| Lietotāja saskarne un lietošanas vienkāršība | Intuitīva "velc un nomet" saskarne vairāku soļu Zaps veidošanai. Jaudīga, bet var būt stāvāka mācīšanās līkne sarežģītām konfigurācijām. | Ārkārtīgi lietotājam draudzīga, ar ļoti vienkāršu "Ja šis, tad tas" loģiku. Viegli saprotama un īstenojama iesācējiem. |
| Datu manipulācija | Iebūvēts formatētāja rīks datu manipulācijai. | Ierobežotas iebūvētas datu manipulācijas iespējas. |
Kad izvēlēties Zapier:
- Jums ir nepieciešams automatizēt sarežģītus, vairāku soļu procesus, kas ietver vairākas lietojumprogrammas.
- Jūsu darbplūsmām nepieciešama sarežģīta nosacījumu loģika vai datu transformācijas.
- Jūs integrējaties ar lielo uzņēmumu līmeņa biznesa programmatūru (CRMs, ERPs, utt.).
- Jums nepieciešamas uzlabotas funkcijas, piemēram, ieplānoti Zaps, filtri, un specifiskas lietotņu integrācijas.
Kad izvēlēties IFTTT:
- Jūsu automatizācijas vajadzības ir salīdzinoši vienkāršas, savienojot divus pakalpojumus ar tiešu trigeri un darbību.
- Jūs meklējat rentablu automatizāciju pamatuzdevumiem.
- Jūs vēlaties izmantot integrācijas ar viedierīcēm vai uz patērētājiem orientētām lietojumprogrammām.
- Lietošanas ērtums un ātra iestatīšana ir jūsu galvenās prioritātes.
Ir arī vērts atzīmēt, ka daži uzņēmumi izmanto abas platformas. IFTTT var apstrādāt vienkāršākas, ikdienas automatizācijas un IoT integrācijas, kamēr Zapier risina sarežģītākas, pamatbiznesa procesu automatizācijas.
Darbplūsmas automatizācijas ieviešana globāli: labākā prakse
Veiksmīga darbplūsmas automatizācijas ieviešana globālā organizācijā prasa rūpīgu plānošanu un dažādu faktoru apsvēršanu:
1. Identificējiet atkārtotus uzdevumus un vājās vietas
Sāciet ar savu pašreizējo biznesa procesu kartēšanu. Identificējiet uzdevumus, kas ir manuāli, laikietilpīgi, pakļauti kļūdām vai pastāvīgi izraisa kavējumus. Tie ir galvenie kandidāti automatizācijai. Sazinieties ar komandām dažādos reģionos, lai izprastu viņu specifiskās problēmas un darbības nianses.
2. Sāciet ar mazumiņu un atkārtojiet
Nemēģiniet automatizēt visu uzreiz. Sāciet ar vienu vai divām augstas ietekmes, salīdzinoši vienkāršām automatizācijām. Tas ļauj jūsu komandai apgūt platformu, vairot pārliecību un demonstrēt automatizācijas vērtību. Kad tas ir veiksmīgi, jūs varat pakāpeniski paplašināties.
3. Prioritizējiet datu drošību un privātumu
Savienojot dažādas lietojumprogrammas, īpaši tās, kas apstrādā sensitīvus klientu vai uzņēmuma datus, nodrošiniet atbilstību attiecīgajiem datu privātuma noteikumiem (piem., GDPR, CCPA). Gan Zapier, gan IFTTT piedāvā drošības pasākumus, bet ir svarīgi saprast, kā jūsu dati plūst un tiek glabāti. Izvēlieties integrācijas ar cienījamām, drošām lietojumprogrammām.
4. Standartizējiet, kur iespējams, pielāgojiet, kur nepieciešams
Lai gan automatizācija veicina standartizāciju, globālās operācijas bieži prasa elastību. Piemēram, paziņojumu preferences vai datu formatēšana var atšķirties atkarībā no reģionālajiem standartiem vai komandas preferencēm. Izmantojiet Zapier un IFTTT filtrēšanas un nosacījumu loģikas funkcijas, lai pielāgotos šīm atšķirībām.
5. Apmāciet savas komandas
Nodrošiniet atbilstošu apmācību darbiniekiem, kuri izmantos vai pārvaldīs šos automatizācijas rīkus. Dodiet viņiem iespēju identificēt jaunas automatizācijas iespējas un pat veidot savas vienkāršās darbplūsmas. Tas veicina nepārtrauktas uzlabošanas un inovāciju kultūru.
6. Pārraugiet un optimizējiet
Automatizācija nav risinājums "iestati un aizmirsti". Regulāri pārraugiet savas automatizētās darbplūsmas, lai nodrošinātu, ka tās darbojas pareizi un efektīvi. Meklējiet iespējas tās vēl vairāk optimizēt, mainoties jūsu biznesa vajadzībām.
7. Apsveriet valodu un kultūras nianses
Iestatot paziņojumus vai automatizētu saziņu, ņemiet vērā valodu. Ja jūsu komandas vai klienti aptver vairākus lingvistiskos reģionus, apsveriet, kā tiks uztverti automatizētie ziņojumi. Lai gan Zapier un IFTTT galvenokārt apstrādā datu plūsmu, šo plūsmu saturs ir svarīgs. Piemēram, neitrālas valodas lietošana vai valodu izvēles iespēju nodrošināšana uz klientiem vērstās automatizācijās ir ļoti svarīga.
8. Integrējiet ar esošajām sistēmām
Šo platformu patiesais spēks ir to spēja integrēties ar rīkiem, kurus jūs jau izmantojat. Pārliecinieties, ka jūsu globālajām operācijām kritiskās lietojumprogrammas (piem., starptautiskās maksājumu vārtejas, daudzvalodu CRM, reģionālie sadarbības rīki) atbalsta Zapier vai IFTTT, vai arī tās var savienot, izmantojot webhooks.
Darbplūsmas automatizācijas nākotne
Darbplūsmas automatizācija vairs nav futūristiska koncepcija; tā ir mūsdienu nepieciešamība uzņēmumiem, kas tiecas pēc veiklības un konkurētspējas. Platformas, piemēram, Zapier un IFTTT, nepārtraukti attīstās, pievienojot vairāk integrāciju un uzlabojot savas iespējas. Tā kā mākslīgais intelekts un mašīnmācīšanās kļūst arvien integrētākas biznesa procesos, mēs varam sagaidīt vēl sarežģītākas automatizācijas iespējas, pārejot no vienkāršiem trigeru-darbību noteikumiem uz inteliģentākām, adaptīvākām darbplūsmām.
Globāliem uzņēmumiem šo rīku apgūšana nozīmē veidot noturīgākas, efektīvākas un mērogojamākas operācijas. Stratēģiski ieviešot darbplūsmas automatizāciju, organizācijas var ar lielāku pārliecību pārvarēt starptautisko tirgu sarežģītību, atbrīvojot savu vērtīgāko aktīvu – savus cilvēkus – lai veicinātu inovāciju un izaugsmi.
Noslēgums
Zapier un IFTTT piedāvā pieejamus, taču jaudīgus risinājumus uzņēmumiem, kas vēlas automatizēt atkārtotus uzdevumus un optimizēt darbības. Neatkarīgi no tā, vai esat mazs jaunuzņēmums vai augošs liels uzņēmums, šo platformu izmantošana var atraisīt ievērojamus ieguvumus produktivitātē, efektivitātē un precizitātē. Izprotot to unikālās stiprās puses un piemērojot labāko praksi ieviešanai, globālās organizācijas var izmantot darbplūsmas automatizācijas spēku, lai sasniegtu savus stratēģiskos mērķus un plauktu arvien savienotākā pasaulē.
Gatavi pārveidot savus biznesa procesus? Sāciet iepazīt Zapier un IFTTT jau šodien un atklājiet bezgalīgās automatizācijas iespējas.